Кременецька міська рада
Тернопільська область

Регламент

                                                                                                      ЗАТВЕРДЖЕНО:

                                                                                                              Наказом начальника служби у справах 
                                                                                                              дітей Кременецької міської ради
                                                                                                              № 9   від 06.07. 2017 року 


РЕГЛАМЕНТ

                                       Служби у справах дітей Кременецької міської ради 

Загальні положення

       Регламент Служби у справах дітей Кременецької міської ради (далі – регламент) регулює організаційні та процедурні питання діяльності служби у справах дітей Кременецької міської ради  (далі – служба), зокрема, визначає організацію роботи служби, регулює порядок  правового, організаційного, кадрового, методичного, інформаційно-аналітичного та матеріально-технічного забезпечення діяльності служби, встановлює режим її роботи.
       Розгляд в службі питань, що належать до її компетенції та повноважень, здійснюється начальником, головним спеціалістом-юрисконсультом, головним спеціалістом-головним бухгалтером, а також консультативними, дорадчими та іншими  допоміжними  органами і комісіями.
       Робота служби є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, які належать до конфіденційної інформації, що є власністю держави.
       Служба інформує громадськість про свою діяльність, залучає громадян до підготовки і розгляду питань, що належать до її компетенції. Висвітлення її діяльності здійснюється в порядку, передбаченому законодавством.
       Розподіл обов'язків між працівниками служби проводить начальник не пізніше одного місяця з дня призначення їх на посаду з визначенням їх функцій і повноважень.
       Начальник служби визначає також порядок заміщення начальника служби, інших спеціалістів у разі їх відсутності.


Планування роботи та звітність служби

     Планування роботи служби здійснюється з метою узгодженої діяльності служби.
     Основна діяльність служби проводиться за річними та місячними планами, які затверджуються начальником служби.
     Плани роботи формуються за пропозиціями начальника служби,  та головних спеціалістів служби. Пропозиції до плану роботи подаються   начальнику служби, для узагальнення річного плану - не пізніше, ніж за 15 днів до початку наступного року; місячного - не пізніше, ніж за 10 днів до початку наступного місяця.
      Загальний контроль щодо виконання планів роботи та аналіз їх виконання забезпечує начальник служби.
      Плани роботи служби повинні передбачати заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, доручень Прем'єр-міністра України, міського голови, державних і регіональних програм. 

Функції та організація роботи служби

Відповідно до визначених завдань:
-   готує  проекти рішень виконавчого комітету,  розпоряджень  міського голови, інші документи,  готує щодо них відповідні матеріали;
-   готує аналітичні, інформаційні, методичні та довідкові матеріали, а також розпорядчі документи  з організаційних, кадрових та інших питань;
-   веде загальне діловодство та контроль за проходженням вхідної та вихідної документації;

 

  • організовує особистий прийом  громадян та розгляд їх звернень, контролює вирішення порушених в них питань, аналізує та узагальнює пропозиції, що містяться в них, розробляє заходи щодо усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження;
  • організовує прийом-передачу інформації засобами електронного зв'язку; 
  • забезпечує висвітлення діяльності служби в місцевих засобах масової інформації та офіційному веб-сайті; 
  • забезпечує дотримання режиму роботи, належного протипожежного стану та дотримання правил охорони праці в адміністративному будинку служби;
  • здійснює фінансове, матеріально-технічне та господарсько-побутове забезпечення діяльності служби;
     виконує  відповідно до цього регламенту інші функції.

        Організація роботи служби здійснюється відповідно до цього регламенту, правил внутрішнього трудового розпорядку для державних службовців служби та положення, що затверджується розпорядженням міського голови.  

 
Режим роботи
служби у справах дітей  Кременецької міської ради

         У службі у справах дітей Кременецької міської ради, встановлюється п’ятиденний робочий тиждень із тривалістю роботи по днях: понеділок, вівторок, середа, четвер – з 9.00 години до 18. 00 години, п’ятниця - з 9.00 години до 16.00 години; обід  - з 13.00 – 13.45 год.,  вихідні дні – субота, неділя.

         Облік робочого часу працівників служби здійс­нюється  за табелями встановленої форми.

         Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівника­ми, які в них працюють. Працівники служби несуть відповідальність за збере­ження і правильність користування майном.

Кадрова робота

          Кадрова робота в службі спрямовується на комплексне вирішення питань щодо комплектування її висококваліфікованими і компетентними працівниками.
        Організацію кадрової роботи в службі здійснює головний спеціаліст-головний бухгалтер служби.
         Прийняття на посаду здійснюється шляхом конкурсного відбору, встановленого законодавством порядку. Державний службовець з урахуванням його професійної підготовки та професійної компетентності може бути переведений без обов’язкового проведення конкурсу на іншу рівнозначну або нижчу вакантну посаду в службі  за наказом начальника служби.  
        Результати службової діяльності державних службовців служби щороку підлягають оцінюванню для визначення якості виконання поставлених завдань, а також з метою прийняття рішення щодо преміювання, планування їхньої кар'єри, виявлення потреби у професійному навчанні.
       На кожного прийнятого на роботу до служби працівника оформляється особова справа.

Організація роботи з документами

      Організація роботи з документами в службі здійснюється в порядку, передбаченому інструкцією з діловодства.  

 

 

      Організація діловодства в службі забезпечується працівниками  та ведеться згідно з номенклатурою справ, яка щорічно до кінця поточного року переглядається та уточнюється.

       Кореспонденція, що надходить до служби, реєструється в день її надходження головним спеціалістом-головним бухгалтером служби.   Документи подаються на розгляд начальника служби в день їх надходження, а термінові - негайно.
  
       Начальник  служби за результатами розгляду документів накладає резолюцію до кожного документа, у якій зазначається прізвище виконавця (виконавців), зміст завдання, термін його виконання, дата розгляду та особистий підпис.

       Розглянуті начальником служби документи, які мають контрольні терміни, беруться на   контроль і повертаються до виконавця.

       Оригінали, зареєстрованих вхідних документів, передаються виконавцям і повертаються разом із матеріалами про їх виконання до начальника служби.
      
       Підписані начальником виконані документи передаються головному спеціалісту-головному бухгалтеру для реєстрації і направлення до адресата.
       
       Підготовка вихідних документів здійснюється за дорученням начальника служби відповідальними працівниками служби.

        Відповідальність за зміст документа та дотримання встановлених вимог щодо його оформлення несуть посадові особи, які безпосередньо здійснювали його підготовку.
       
        Контроль за своєчасним виконанням документів  здійснює відповідальний працівник служби з даних питань спільно з начальником служби.

        Служба має гербову печатку встановленого зразка, виготовлення яких замовляється у визначеному порядку. За належне і цільове використання та безпосереднє зберігання гербової печатки відповідає головний спеціаліст - головний бухгалтер служби.

        Гербовою печаткою служби засвідчуються підписи начальника служби.

        У службі також використовується відповідні штампи. 

Організація розгляду звернень та проведення особистого прийому громадян

        Розгляд звернень громадян – пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг в службі організовується відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян». Організація розгляду звернень громадян, у тому числі ведення діловодства та проведення особистого прийому громадян, покладається на спеціаліста по роботи в тому числі із зверненнями громадян служби.

       Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах  місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою  Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

       Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються начальником служби або головним спеціалістом - юрисконсультом,  які дають доручення спеціалістам служби щодо вивчення, перевірки і вирішення порушених у зверненнях питань відповідно до чинного законодавства.

 

       Результати розгляду звернень доповідаються начальнику служби та міському голові(в разі необхідності)  

       Якщо питання, порушені в одержаному службою зверненні, не входять до її повноважень, воно в  пересилається до міської ради.

       Особистий прийом громадян проводить начальник служби,  головні спеціалісти служби згідно з  положенням про прийом громадян, який затверджується начальником служби та оприлюднюється в місцевих засобах масової інформації.

Організація правового забезпечення діяльності служби

        Правове забезпечення діяльності служби, а також надання методичної та практичної допомоги з правових питань здійснює головний спеціаліст-юрисконсульт служби.
         У своїй діяльності головний спеціаліст-юрисконсульт служби керується Конституцією та законами України, а також указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України і постановами Верховної Ради України та розпорядженнями міського голови, наказами начальника служби.

          Основними завданнями головного спеціаліста-юрисконсульта є:

 - правове забезпечення діяльності служби;
 - організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування і неухильне додержання вимог актів законодавства в службі, а  також посадовими особами служби;
- підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань застосування законодавства.
Головний спеціаліст-юрисконсульт відповідно до покладених на нього завдань:
- забезпечує відповідність законодавству проектів розпоряджень міського голови, що стосуються повноважень служби, рішень комісії з питань захисту прав дітей, виконкомів міської ради та інших актів служби;
- надає методичну допомогу працівникам служби  щодо правильного застосування норм законодавства під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків;
 - представляє інтереси служби у судах  та інших державних органах під час розгляду правових питань або спорів;
 - виконує інші функції з правового забезпечення діяльності служби відповідно до цього регламенту та своїх функціональних обов’язків.

Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи  служби    

          Для сприяння здійсненню повноважень служби  створюється  комісія  з захисту прав дітей виконавчого комітету Кременецької міської ради.  
           Рішення  комісії  оформляються протоколами. 
           Рішення комісії приймається відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні її членів. У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос головуючого.  


Порядок підготовки та проведення нарад, комісій

           З метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до компетенції служби, начальником служби проводяться відповідні наради.
          Оперативні наради начальника служби проводяться щопонеділка з 09.00  години.   

            Засідання консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, комісій проводяться згідно з їх положеннями. Підготовка, проведення і документальне оформлення цих засідань забезпечується відповідальними секретарями чи іншими особами, визначеними начальником служби.